6 نکته در برگزاری جلسه آنلاین

برگزاری جلسه آنلاین

با توسعه راه های ارتباطی، یکی از راه های برقراری ارتباط، استفاده از ابزارهای دیجیتال و آنلاین است. ارتباط با ابزار آنلاین، علاوه بر کاهش هزینه، در صرفه جویی وقت تاثیری دارد که غیر قابل چشم پوشی است.

این ذخیره ی انرژی، زمان و پول، ما را در برگزاری جلسات به صورت آنلاین سوق داده است. چرا که قبلا تعدادی از قرار جلسه ها، ما را وادار به جابجایی بین شهری می کرد. اما حالا همه چیز مساعد است.
یکی از مهم ترین نکات برگزاری جلسات آنلاین، راحتی اعضای جلسه است. حس یخ شکنی داشته باشید و اجازه ندهید رودروایسی یا خجالت، شما را از مطرح کردن مسائل مهم و مسئولیت ها باز دارد.
سعی کنید تمام مواردی که لازم است شما را به سمت نتیجه گیری نهایی هدایت کند، مطرح کنید و نسبت به آن جمع بندی داشته باشید.

سعی کنید در ابتدای جلسه، از اعضای جلسه بخواهید خود را معرفی کنند. این خود باعث می شود یخ جلسه مقداری آب شود.
این حس تدافعی در جلسات، شرایط را مقداری سخت می کند.

جلسه آنلاین

نکات برگزاری جلسات آنلاین

1- موضوع شفاف برای جلسه داشته باشید.

جلسه آنلاین باید با هدف و موضوع از قبل تعیین شده برگزار شود. این موضوع باعث می شود از سردرگمی های آتی در جلسه و حتی پس از آن جلوگیری شود. برای این موضوع شفاف، مطالب خود را از قبل آماده کنید و در جلسه، نقش هریک از اعضا را مشخص کنید و از آن ها نسبت به نقشی که دارند، انتظارات را طلب کنید.
این موضوع را حداقل 24 ساعت قبل از شروع جلسه مطرح کنید و برای تمام اعضای جلسه ارسال کنید و تاییدیه ی مشاهده پیام را بگیرید.
همچنین توسط تقویم گوگل، آلارم جلسه را تنظیم کنید تا یادآوری صورت گیرد.

2-تنظیم لوازم جلسه

حداقل 20 دقیقه قبل از شروع جلسه، کامپیوتر، لپ تاپ و یا موبایل خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که در طول جلسه با مشکلاتی از قبیل قفل شدن سیستم، کمبود بسته اینترنتی، کمبود شارژ و… برخورد نخواهید کرد.
تمام ابزارهای جانبی از قبیل وبکم، میکروفون و هدست و اسپیکر خود را کنترل کنید و از صحت عملکرد آن ها مطمئن شوید.
از ابزار مناسب برای برقراری ارتباط استفاده کنید.
برای جلسات تک نفره می توانید از سرویس های اسکایپ یا واتس اپ استفاده کنید. اما برای جلسات گروهی می توانید از نرم افزار کلیک میتینگ Click meeting استفاده کنید.

3-محدودیت زمانی داشته باشید.

اعلام یک محدودیت زمانی برای جلسات می تواند بهره وری شما را به شدت افزایش دهد و برای دستیابی به ارزش های بیشتر کمک می کند.
این به خودی خود از خارج شدن جریان جلسه به سمت حاشیه جلوگیری می کند.

4- مسائلی که باعث عدم تمرکز می شود را کم کنید.

هر آن چیزی که شما را به سمت مسیری خارج از جریان جلسه می کشد، دوری کنید. این عوامل می تواند عوامل محیطی نظیر محل فیزیکی اعضای جلسه، نور کم و شلوغی اطراف باشد و یا اختلال در عملکرد ابزارهای ارتباط با جلسه.

5- با موارد اجرایی واضح نتیجه گیری کنید.

برای تمام توافقاتی که در جلسه اتفاق می افتد، نتیجه گیری داشته باشید.
بسیار از اوقات پیمان هایی که ایجاد می شود، تعهدهایی را به همراه دارد که به علت همین عدم نتیجه گیری، پیگیری بسیار زیادی برای اجرا نیاز دارد. مسئولیت گرفتن تاییدیه برای تمام موارد اجرایی از اعضای جلسه بر عهده ی رئیس جلسه می باشد.

6-به اشتراک گذاری یادداشت های جلسه.

پس از نتیجه گیری نسبت به جلسه، خلاصه ای از یادداشت های جلسه را به اشتراک بگذارید.
موارد اجرایی را مشخص کنید و به همراه دستور جلسه به همراه اسم فردی که مسئول انجام آن است، لیست کنید.
از تمام شرکت کنندگان در مورد مفهوم بودن موارد یادداشت شده و یاد شده در جلسه، تاییدیه دریافت کنید.
برای کنترل این موارد، نهایت توجه را اختصاص دهید تا از مشکلات آتی جلوگیری کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *