نرم افزار ERP چیست؟

ERP چیست؟ نرم افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان، یک سیستم نرم افزاری ماژولار است که با هدف یکپارچه سازی فرایندهای اصلی کسب و کارها در یک سیستم واحد، طراحی شده است.

نرم افزار ERP یا مدیریت منابع سازمان شامل مؤلفه های اصلی یک نرم افزار است که اغلب با نام ماژول شناخته می شوند.

در حوزه های اساسی کسب و کار، از جمله امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، نرم افزار تولید، نرم افزار برنامه ریزی تولید، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت تولید و مدیریت زنجیره تأمین تمرکز دارد.

سازمان ها بر اساس بیشترین میزان اهمیت در حوزه کسب و کار خود، هرکدام از ماژول های اصلی را انتخاب کرده و استقرار نرم افزار انجام می شود.

آن چه در درجه اول نرم افزار یکپارچه ERP را از دیگر نرم افزارهای مستقل مثل نرم افزار کنترل تولید متمایز می کند، یک پایگاه داده مشترک است که از طریق آن ماژول های مختلف به اطلاعات دسترسی پیدا می کنند که برخی از آن ها با دیگر ماژول های درگیر در یک فرایند کسب و کار به اشتراک گذاشته شده اند.

گزینه های پیاده سازی نرم افزار ERP شامل استقرار در محل (خرید لایسنس)، ابری و ترکیبی از هر دو مورد است.

اگرچه نرم افزار ERP از دیرباز با پیاده سازی های گران قیمت و یکپارچه همراه بوده ، اما در حال حاضر استقرار نسخه های ابری آسان تر و برای کسب و کارهای کوچک مزیت بزرگی به حساب می آید.

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار BPMS مخفف (Business Process Management Software) یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب وکار است. این سیستم نرم افزاری در واقع ساختار دیجیتالی شده مفهومی به نام BPM است. در یک تعریف ساده BPM را می توان این گونه تعریف کرد؛ «مفهومی که بر ایجاد، شناسایی، بهبود و پایش فرایندهای کسب وکار تاکید دارد تا با بهتر کردن آن ها عملکرد کلی سازمان را اثربخش و کارآمد کند».

نرم افزار bpms امروزه به عنوان یکی از ضرورت های باقی ماندن در عرصه رقابت در بازار تبدیل شده است. این سیستم، مدیریتی متمرکز را بر تمامی بخش های کسب و کارها فراهم می کند.

اما استفاده حداکثری از امکانات و قابلیت های آن به شرایط خاصی بستگی دارد که در هنگام انتخاب و به کارگیری آن باید رعایت کنید.

مشاوره رایگان

نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند های کسب و کار به سازمان کمک می کند تا تحلیل و خودکار سازی فرایند هایش را بهبود دهد.

اصلی ترین ویژگی های یک نرم افزار BPMS امکان مدل سازی، ایجاد، ویرایش و در نهایت اجرای فرایند های کسب و کار در سازمان است.

می توان گفت در تمام سیستم های ERP یک نرم افزار BPMS به صورت پیش فرض وجود دارد و سیستم جداگانه ای تحت عنوان BPMS با اسامی مختلف در این نرم افزارها نمی توان پیدا کرد.

مزیت وجود BPMS در نرم افزار ERP اینست که داده های موجود در فرایندها در لحظه با تمام بخش های درگیر با یک پروژه در سازمان به اشتراک گذاشته می شود و واحدهای مختلف نیازی به برقراری تماس از کانال های گوناگون برای پیشبرد پروژه ها ندارند. این مزیت باعث می شود تا بسیاری از مراحل پیشرفت پروژه به صورت خودکار پیش رود و نیازی به صرف زمان زیاد برای برگزاری جلسات هماهنگی و غیره نباشد.

مشاوره رایگان

استقرار ERP

با توجه به جایگاه، ابعاد و گستردگی استقرار پروژه های برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)، بی شک اجرای چنین پروژه هایی در سازمان ها مستلزم به کارگیری متدولوژی استاندارد، جامع، کاربردی و آزموده شده ای جهت تضمین موفقیت و کاهش ریسک های آن می باشد.

کلیه فازها در قالب چرخه عمر مدیریت پروژه در پنج گروه فرایندی آماده سازی، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل کیفیت و خاتمه پروژه، برگرفته از استاندارد PMBOK و تحت نظارت سازمان پروژه، مدیریت و راهبری می گردند. به کارگیری صحیح این متدولوژی و در نظر گرفتن عوامل شکست و موفقیت پروژه به خصوص عامل مهندسی تغییر می تواند موفقیت و دستیابی به اهداف پروژه را تضمین نماید.

مشاوره رایگان

این متدولوژی شامل شش فاز زیر است:

آماده سازی و برنامه ریزی پروژه
طراحی و بهبود فرایندهای کسب و کار
جمع آوری، تبدیل و انتقال اطلاعات پایه
آزمون راهکارERP
آموزش نرم افزار به کاربران
انتقال به محیط واقعی و تثبیت نرم افزار

با توجه به پیچیدگی پروژه استقرار راهکار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP)، آماده سازی و برنامه ریزی اجرای پروژه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

مشاوره رایگان

استقرار نرم افزار BPMS

معمولا برای استفاده از نرم افزارهای استاندارد (Standard Package) یک روال و برنامه کلاسیک آماده ارائه می شود.

به عبارت دیگر پس از عملیات نصب و آموزش، مطابق با دستورالعمل هایی که توسط واحد استقرار فروشنده تدوین شده، فرایند استقرار نرم افزار صورت می گیرد. در نرم افزار bpms به غیر از عملیات نصب و آموزش کاربری ساخت فرایند، نمی توان یک روال استاندارد و آماده برای هر صنعت ارائه کرد.

چون به طور اساسی توانمندی شرکت ها در حوزه های مختلف با یکدیگر تفاوت دارد.

مهمترین دلیل جهت ارائه سناریوی استقرار رویدادگرا، کم کردن مقاوت کاربران در مقابل استفاده از نرم افزار است. برای رسیدن به این هدف بایستی در ابتدا سطح صفر فرایندها در سازمان مشخص شود.

با مطالعه و بررسی سطح صفر فرایندها میزان پیچیدگی و البته نفوذ این فرایندها در سطح سازمان مشخص می شود. این میزان پیچیدگی و در عین حال اثربخشی فرایند از بازخوردی که مالکین فرایندها به ما می دهند حاصل خواهد شد. ممکن است مشتری بگوید فلان فرایند اول اجرا شود ولی حتما میزان پیچیدگی و اثر بخشی آنها را بایستی در نظر گرفت.

نکته مهم دیگر اجرای فرایندهای ساده در ابتدای استفاده از نرم افزار BPMS است. پس دیگر عامل استقرار رویدادگرا در نرم افزار BPMS انتخاب فرایندهای ساده است.

این کار با توجه به اینکه در زمان کم تعداد قابل توجهی فرایند قابل بهره برداری است به لحاظ روانی اثر مثبتی در سازمان می گذارد.

ضمن اینکه این اتمسفر مثبت در جهت پیاده سازی فرایندهای پیچیده، بسیار کمک خواهد شد.

اگر بخواهیم به طور اجمالی چند نکته جهت استقرار نرم افزار BPMS مطرح کنیم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

حتما با فرایندهای کوچک استقرار نرم افزار BPMS را انجام دهید. به این دلیل که فرایندهای کوچک راحت تر و سریع تر قابل اندازه گیری هستند.

زودتر خروجی مورد نیاز سازمان آماده می شود و این یعنی ایجاد جو مثبت در بهره برداری از bpms و پخش آن در کل سازمان.

مدیریت یک فرایند ساده راحتتر است.

سعی کنید نفرات علاقه مند به توسعه فرایندها را در سازمان شناسایی کنید. از آنها در توسعه سیستم ها یاری بگیرید.

اگر سازمان واحد سیستم ها و روش ها درست و حسابی دارد، کار شما راحت است ولی اگر این واحد وجود نداشت به صورت ضمنی این واحد را خلق کنید.

حتما برنامه کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت برای اجرای فرایندها در نظر بگیرید. با برنامه ریزی و تعیین اهداف در قالب صورت جلسه های کمیته راهبری BPMS نفرات را متعهد به انجام وظایف کنید.

چه در راستای ورود اطلاعات و داده ها در فرم و چه بهینه سازی فرایندها در آینده.

در راستای بهینه نمودن استقرار نرم افزار BPMS، در هر بخش با رشد فرایندها، شاخص های آنرا اندازه گیری کنید.